メールと言うのはニュアンスを伝えにくいが故に、
「書き方・言い回し」には注意しなければならない。
メールを使った伝達や商談が当たり前に行われる昨今だからそれは尚更のこと。
営業マンとして走り回っている頃の商談時の鉄則のひとつ。
お断りする際には、必ず「まことに申し訳ありませんが、、、」と言うこと。
商談の内容によっては、その案件をお受けできないことがある。
丁寧にお詫びする気持ちが大切なのは当たり前である。そうすれば必ずや次の商談がやってくる。
先日”ある商談”を”ある会社”に持ちかけた。
私の「お客様」がEコマースサイトのシステム構築を本格的に整備しようとしており、
その商談先の紹介を依頼されたからである。
その”ある会社”は、ある特定分野の商品では名が通っている。
また自社開発のEコマースシステムがあり、私はそのシステムを評価していた。
その会社ではWebサイトを通じてEコマースシステム構築の支援事業も行っており、
常時商談を受け付けている。
その”ある会社”にWebサイトを通じてメールによる問合せ（商談の受付がメールになっていたから）をした。
3日経過してメールで返事がきた。
「お問合せ誠にありがとうございます。
下記ご相談の件ですが、期限（6ヶ月以内）と、距離（サポート等の問題）
がありますので、今回はお断りさせていただきたいと思います。
それでは、失礼いたします。」 （全文）
皆さんならこのメールを見てどのように思われるだろう。
何の疑問も持たない方もいるかと思うが、私は憤慨した。
まず、
１．期限・・・Webサイト上には1ヶ月や3ヶ月の選択もあったが、
あえて時間を多めにとったのに、それが断りの理由の一つになっている。
（長すぎるのか？短すぎるのか？どっちなんだ。）
6ヶ月が断りの理由の一つならなぜWeb上にその選択肢があるのだ。
２．距離・・・”ある会社”は関東圏ではあるが東北自動車道沿線だ。
サポートの問題とあるが、他社はリモートでサポートする提案をもってきている。
近場しか対応できないならサイトに告知するべきだ。
ということで、上記断りの理由は取って付けたもので、
真意は違うところにあるのだろうと思われる。
商談が大きな金額になりそうもないからだろうか？それとも
小さい会社は相手にしないってことか？
まあ、いい。理由は明かさなくてもいい。
憤慨しているのはメール文に「まことに申し訳ありませんが、、、」と
書いていないことである。
しかもこのメールはその”ある会社”の取締役から発信されているのだ。
（これなら機械的なひながた文の方がマシだ）
この取締役は商談をしたことがあるのだろうか？
会社対会社の商談である。個人対個人でやり取りしている訳じゃないのだ。
こちらはメールであっても当然ビジネス文書形式で「貴社益々、、、」と
発信したのである。
にもかかわらす、この返信文である。
よっぽど、「馬鹿にするな！」とメールを送りたくなったが、
無用な争いはしたくもないし、まあ「君子危うきに近寄らず」、
クレーマーと言われるのが落ちかもしれないし。。。
他社から積極的な提案があるので、そちらで検討すれば「お客様」にも迷惑はかからない。
今後この”ある会社”の製品は一切買わないことにしようと思う。
（この会社の製品は好きだから3品持っているが）
早々、会員メールサポートの登録も解約した。。。
メールは情報伝達や仕事のやり取りでも本当に便利になったが、
最低限の礼儀やマナーは忘れてはならないと常々心がけているつもりだ。
まったく「メールは体をあらわす」のだ。
投稿者 click : 2004年06月21日 10:55